Chiariamoci un po’ le idee! Organizzare eventi non è tulle e palloncini come “qualcuno” purtroppo ha fatto fraintendere!
Che sia un #weddingplanner o un #eventplanner o ancora un #partyplanner svolge attività di tipo gestionale, relazionale e di mediazione per la realizzazione di eventi che possono essere anche molto diversi tra loro come concerti, spettacoli, festival, fiere, meeting, inaugurazioni, eventi corporate, matrimoni, party privati.
È una figura professionale in grado di gestire tutti gli aspetti che caratterizzano un evento, è il responsabile della progettazione e organizzazione di eventi : coordina le molteplici attività che portano dalla fase creativa e di ideazione dell'evento a quella esecutiva, nonché il team di persone coinvolte dai partner ai fornitori. In poche parole coordina le attività di un gran numero di altri professionisti.
L'organizzazione di un evento di successo non è una cosa semplice: richiede impegno, creatività, senso estetico e soprattutto doti gestionali.
L’Organizzatore di Eventi per prima cosa analizza le richieste dei committenti (sposi, festeggiati, imprese, negozi, locali, hotel, istituzioni, enti pubblici e privati) e concorda obiettivi, target, contenuti, tempi e risorse a disposizione per l'evento. Si occupa poi dell'elaborazione del concept dell'evento. Sceglie poi la location più adatta e interviene per rendere l'ambiente consono all'evento ad esempio tramite decorazioni, luci, fiori ecc.. Passa quindi a definire nei dettagli tutti gli aspetti tecnici e produttivi e a pianificare la realizzazione dell'allestimento e la logistica come tecnologie e attrezzature da noleggiare e montare, parcheggi, piano di emergenza nel rispetto delle norme di salute e sicurezza. Ma soprattutto mantiene costantemente sotto controllo il budget.
Se si tratta dell'organizzazione di eventi aperti al pubblico come ad esempio fiere, convegni, sfilate di moda, spettacoli, ecc. si occupa anche della campagna promozionale e di altre attività di comunicazione e marketing ricorrendo ai diversi canali di advertising, dagli inviti alle locandine, dai comunicati stampa alla pubblicità sui mass media tradizionali, dalle public relations alla comunicazione online e sui social network. Questo aspetto naturalmente è assente se si tratta dell'organizzazione di eventi privati come matrimoni, cene di gala, party e celebrazioni di particolari personaggi o ricorrenze su invito.
Per svolgere il lavoro al meglio, gli Organizzatori di Eventi si avvalgono di fornitori di fiducia per il noleggio e trasporto di attrezzature e tecnologia, la fornitura di decorazioni, i servizi banqueting, l'assunzione di personale di staff - come hostess per eventi, ragazze immagine, promoter - e di molte altre figure professionali come ad esempio esperti nei settore della comunicazione e del marketing, tecnici, fotografi, videomaker, ecc.
Esso deve essere preparato ad affrontare ogni tipo di imprevisto che possa capitare prima o durante l'evento tra cui errori o ritardi nelle forniture, personale assente, maltempo.
In poche parole cosa fa l'Organizzatore di Eventi?
Queste sono le principali mansioni dell'Organizzatore di Eventi:
• Definire i contenuti, i temi e le caratteristiche della manifestazione
• Elaborare il concept dell'evento
• Pianificare in modo dettagliato i diversi aspetti e le diverse fasi dell'evento
• Individuare i fornitori e concordare le modalità e i tempi per la fornitura di prodotti e servizi
• Organizzare il lavoro delle persone che collaborano alla realizzazione dell'iniziativa
• Gestire l'allestimento
• Programmare la campagna promozionale e di comunicazione per valorizzare l'evento presso il pubblico
• Supervisionare l'esecuzione dell’evento
• Monitorare e valutare i risultati dell'iniziativa
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